SMÅ HÅL I NÄTET GÖR MINDRE FÖRETAG SÅRBARA

Brist på dagliga rutiner och okunskap gör att företagen ligger efter

Det går knappt en vecka utan att bristen på datasäkerhet förekommer i nyheterna - och det av goda skäl - då den hotar företag i alla storlekar och bolagsformer. Säkerhet är ett omfattande område och för att uppnå högsta möjliga nivå krävs att man förstår alla aspekter. Vi på Sharp har ett stort engagemang i utskriftssäkerhet så vi lät göra en undersökning för att se hur väl företag förstår och hanterar den.

Endast 10 % såg sina multifunktionssystem som en potentiell risk.

Enkelt uttryckt; våra undersökningsresultat var inte uppmuntrande. I bästa fall var föreställningarna kring skrivarsäkerhet felaktiga och i värsta fall potentiellt mycket farliga. Endast 10 % av de som svarade ser multifunktionssystem som en potentiell säkerhetsrisk och 20 % sa att de inte har någon säkerhetsprocess som hanterar hur systemen används.

Tyvärr har föreställningarna också en direkt inverkan på medarbetarnas beteende.

Brist på dagliga rutiner och okunskap gör att företagen ligger efter

Undersökning visar att 25 % har hittat konfidentiell eller personlig information i utskriftsfacken -  information som inte var avsedd för dem, vilket kan vara en allvarlig personuppgiftsincident. 28 % säger att de har använt skrivaren för privata dokument som de skapat hemma, vilket är utanför företagets säkerhetsmiljö. 14 % har använt skrivaren för att skriva ut dokument som de laddat ner trots en varning om att filen kan vara osäker och därmed utsätta företagsnätverket för ett potentiellt hot.

De här beteendena är ju problematiska nog var för sig - men tillsammans visar de att anställda inte förstår vikten av hot inom utskriftssäkerhet. Utan den förståelsen kommer de anställda att fortsätta bete sig på samma sätt, vilket gör utskrifts- och dokumentsäkerheten till en fortsatt svag länk på mindre företag.

Så varför är det ett sånt problem och varifrån kommer det?

Tekniken bakom trenden

På senare år har många skrivare bytts ut mot mer sofistikerade multifunktionssystem, som har mer gemensamt med datorer än äldre skrivare. Uppfattningen att de ”bara är skrivare” har dock gjort att de inte får samma uppmärksamhet ur ett säkerhetsperspektiv.

Multifunktionssystem är på många sätt ett nav för information - som kan lagra data lokalt, är anslutna till företagets nätverk och kan hantera känslig information, både fysisk och digital. Trots att systemen fungerar som andra enheter i nätverket, säger 40 % av de tillfrågade att de aldrig fått någon utbildning i hur man skriver ut säkert.

Det här är ett stort problem för företagen. Tänk om vi skulle ha samma inställning till andra smarta enheter, till exempel surfplattorna på våra arbetsplatser? De är ju också anslutna till nätverket och används för att hantera samma känsliga information, men att inte ha rejäla säkerhetspolicys för dem är nästan otänkbart.

Något behövde förändras. Vi beslutade oss för att göra något själva.

Att proaktivt skydda personalen

På Sharp förstår och respekterar vi utmaningarna med säkerhet. Många företag har begränsade resurser, förutsättningar som ständigt förändras och att få personalen att sitta ner och lära sig om utskriftssäkerhet kan vara svårt. Vad företag behöver är multifunktionssystem som hanterar utskriftssäkerheten åt dem – så det har vi skapat.

Genom att bygga in säkerhetsfunktionerna i multifunktionssystemet har vi gjort det enklare än någonsin att hantera säkerhetsutmaningarna. Att skapa din strategi för säkra utskrifter är lika enkelt som att aktivera de många inbyggda säkerhetsfunktionerna som redan finns i våra system.

Åtkomstkontroll och autentisering hjälper dig att begränsa vilka som kan använda systemet och vad de kan göra med det; kopiera, skriva ut, scanna eller få tillgång till molntjänster. Kryptering säkerställer att informationen är säker. Godkända applikationer kan läggas till på en så kallad whitelist i systemet, för att blockera potentiellt skadliga program. Du kan till och med få en fysisk varning när du glömmer ett papper i dokumentmataren, så du kan vara säker på att det inte hamnar i fel händer.

Vi kanske inte löser problemet med föreställningar om utskriftssäkerhet över en natt. Men, genom att erbjuda system med erkänt bra säkerhetsfunktioner, hjälper vi företag att lära sig det ”nya normala” för utskrifter och ett säkrare arbetssätt.

Om du vill lära dig mer om utskriftssäkerhet har vi genom ett samarbete med den etiske hackaren Jens Müller tagit fram en enkel vägledning för mindre företag.

Dela artikeln med andra

Enkel utskriftssäkerhet för mindre företag

med den etiske hackaren Jens Müller

Här kan du som vill lära dig mer om utskriftssäkerhet. Ladda ner den enkla vägledningen som vi utvecklat tillsammans med den etiske hackaren Jens Müller.

LADDA NER